Performans şablonunu oluştururken, her hedefin veya aksiyonun şirketiniz tarafından belirlenen kpi değerleri üzerinden puanlanmasını istiyorsanız, 3. adımda yer alan Skor Hesaplama Şekli alanından KPI Değer Listesi seçeneğini tercih etmelisiniz.
Şimdi, bu seçeneğin seçilmesinin ardından skorun nasıl hesaplandığından bahsedelim:
KPI performans sisteminde puanlama, çalışanın hedeflerine ulaşma düzeyine göre belirlenen skorlarla gerçekleşir. Şirket, her hedef için eşik skorlar tanımlar.
Örneğin: belirli bir performans seviyesi için 50 puan, daha yüksek bir başarı için 100 puan, daha yüksek bir gerçekleşen değer için 200 puan gibi. Çalışanlar, hedeflerini tamamladıkça bu eşik skorlar üzerinden değerlendirilir ve performans puanı hesaplanır.
Mantık olarak sistem, hedeflerin somut ölçütlerle değerlendirilmesini sağlar ve performansın objektif, sayısal olarak izlenebilmesine olanak tanır. Böylece çalışanların başarı düzeyi net bir şekilde görülebilir ve karşılaştırılabilir.
KPI Değer Listesi değerlendirmesi için çalışanlar kendi hedeflerini manuel olarak Sorwe uygulaması üzerinden girebilirler. Fakat skor hesaplamasının doğru yapılması için KPI Değerleri için olan excel dosyasının doldurup mutlaka sisteme eklenmesi gerekir. KPI Değerlerinin çalışabilmesi için performans son dönem değerlendirmesinden önce sisteme yüklenmesi gerekmektedir.
Bu kriterler performans şablonunu oluştururken 3. adımda düzenlenebilir. Performans oluşturulduktan sonra ise Değerlendirme & Skor Hesaplama alanından düzenleme yapabilirsiniz.
Çalışanlar, hedeflerini proje bazlı olarak da oluşturabilirler.
Örneğin, bir reklam ajansıyla çalışmak bir hedef olarak belirlendiyse, bu hedef ya tamamlanmıştır ya da tamamlanmamıştır. Ancak bu durumda, net bir ölçüm yapılması zordur çünkü hedefin ölçülebilir bir metrikle desteklenmesi mümkün olmayabilir. Bu nedenle, hedefin gerçekleşip gerçekleşmediğine bakarak ölçüm yapılabilmesi için yöneticinin değerlendirmesine ihtiyaç duyulur. Yönetici, bu ölçümü gerçekleştirmek için önceden tanımlanan kriterlerden birini seçebilir. Örneğin, yöneticinin Beklentileri Karşılıyor seçimi, sisteme göre 60 puana denk gelebilir.
Bu kriterler performans şablonundaki Değerlendirme & Skor Hesaplama alanından yapılır. KPI Değerleri seçeneği seçilmiş olsa dahi Proje hedefleri yönetici değerlendirmek zorundadır.
Fakat KPI içerisinde Proje hedeflerin olmasını önermiyoruz.
KPI Değer Listesi seçilmesi durumunda Performans Süreç Ayarları içerisinde Aksiyon Tipi Ayarları sekmesi altındaki Minimum ve Maksimum Skor alanlarında KPI Değerleriyle çakışmaması adına herhangi bir düzenleme yapmayınız.
KPI Değerleri ile seçmeniz durumunda kurgu şu şekilde ilerler:
1. Performans Sürecinin Başlatılması
Hedef Giriş Modu için; Performans sürecini Kademeli olarak başlattıysanız, organizasyon şemasının en tepesinden başlayarak yöneticiler kendi hedeflerini girdikçe onlara bağlı çalışanların performans ekranı açılır ve çalışanlar da hedeflerini yöneticilerinden çekerek hedef girişi yapabilirler.
Öbür taraftan tüm çalışanlar için aynı anda başlasın seçeneğini seçtiyseniz, çalışanlar yöneticilerinin hedeflerini girmelerini beklemeden kendi hedef girişlerini yapabilirler.
Bir diğer hedef girme yöntemi olarak çalışanların hedeflerini excel üzerinden sisteme yüklemeyi de tercih edebilirsiniz. Hedeflerin excelden nasıl yükleneceğine dair detaylı bilgi için aşağıdaki makaleyi inceleyebilirsiniz.
2. Hedeflerin girilmesi, onaylanması ve ilerletilmesi
Çalışan hedefini kendi girer veya excel üzerinden hedefler eklenmiş olur.
Çalışan hedeflerini kendisi girdiğinde yöneticisinin onayına gider.
Excel üzerinden hedef yüklediğinizde onay seçeneklerini değiştirebilirsiniz.
Yönetici çalışanın hedeflerini aşağıdaki gibi görerek onaylayabilir veya reddedebilir.
Hedefler onaylandıktan sonra çalışanlar hedef/aksiyonlarında ilerleme yapabilirler.
3. Ara Dönem Değerlendirmesi
Performans dönemleri arasında değerlendirme yapılmasını istiyorsanız performansı başlattıktan sonra Değerlendirme & Skor Hesaplama alanında hangi dönemlerde değerlendirme yapılacağını seçebilirsiniz.
Bu alanda ayrıca proje bazlı hedef/aksiyonlar için değerlendirme skalasının kriterlerini tanımlamanız gerekmektedir. Belirttiğiniz değerlendirme skalasına denk gelecek skoru belirlemeniz önemlidir.
Burada tüm performans dönemlerini seçtiğinizde, her dönem sonunda çalışan hedefleri yöneticinin değerlendirmesi için gönderilir.
Örneğin, diyelim ki Q1 sona erdi. Çalışan aşağıdaki bildirimle karşılaşacaktır ve yönetici onayına gönder butonuna tıklayarak kendi değerlendirmesini yazarak kaydedecektir.
(Çalışanın hedefi Q2 döneminin sonunda sona erse de, Q1, Q2 seçeneklerini performans değerlendirme dönemlerinde seçtiğiniz için, yine de bu hedefin yöneticinin değerlendirmesi için gönderilmesi gerekir.)
Çalışan, hedefini yöneticisine değerlendirme için gönderdiğinde, yöneticisine bir bildirim gönderilir ve yönetici, hedefi Ekibimin Hedefleri içinde değerlendirebilir. (Aşağıda yöneticinin göreceği ekranı inceleyebilirsiniz.)
Yöneticiler, Performans Değerlendirme butonuna tıkladıktan sonra, değerlendirme alanına yazı yazarak hedefi onaylayabilir veya reddedebilirler.
(Ara değerlendirmelerde puan yoktur. Bu değerlendirmelerde yöneticiler yalnızca hedefle ilgili yorumlarını yazarlar. Puan, performans dönemi tamamen sona erdiğinde oluşturulur.)
4. KPI Değerleri Excelinin Yüklenmesi
Performans sürecinde çalışanlar hedeflerini kendileri girmiş olabilir veya excelle hedefler yüklenmiş olabilir. KPI Değer Listesi için mevcut hedeflerin sistemden excel olarak indirilmesi gerekir.
Bunun için performans şablonunda İşlemler > Hedefleri Yükle butonuna tıklayın.
Mevcut hedefleri indirebilmek için Hedef Listesini İndir butonuna tıklayın.
Daha sonra KPI Değer Listesini yükleyebilmek için Hedefleri Yükle butonuna tıklayın.
Örnek KPI Değer Listesini indirin.
KPI Değerleri için olan excele, örnek değerleri silip önceden indirdiğiniz mevcut hedeflerin olduğu exceli kopyalayıp yapıştırmalısınız.
KPI Değer listesi excelinde boş olan hiçbir sütunu silmeyiniz. Çünkü sutünların sıralaması önemlidir.
KPI Değerleri Exceli Nasıl Doldurulmalı?
KPI Değer Listesi exceli aşağıdaki gibi olacaktır:
devamı:
Bu excel içerisindeki Aksiyon Alt Limiti & Skor, Aksiyon Üst Limiti & Skor sütunları boş kalmalıdır.
Burada önemli olan alanlar KPI Eşik Değerleridir. İstenilen kadar eşik ekleyebilirsiniz. Her hedef için özel olarak eşik değerleri yazmanız gerekir. Örneğin:
Aksiyonumuz: Linkedin, sektörel etkinlikler ve dijital pazarlama kampanyalarıyla her ay en az 50 yeni müşteri (lead) oluşturmak.
KPI Eşik Değeri 1: Eğer 25 yeni müşteri oluşturulmuşsa...
KPI Eşik Skor 1: 50 puan almalı.
KPI Eşik Değeri 2: Eğer 50 yeni müşteri oluşturulmuşsa...
KPI Eşik Skor 2: 100 puan almalı.
KPI Eşik Değeri 3: Eğer 75 yeni müşteri oluşturulmuşsa...
KPI Eşik Skor 3: 200 puan almalı.
Bu eşikleri kendi değerlendirme sisteminize göre düzenleyebilir ve artırabilirsiniz.
Eğer çalışan eşik değerler arasında kalan bir gerçekleştirme değeri yapmışsa eşik değer skorları arasında yaptığı değer kadar bir puan alır. Örneğin gerçekleşen değer 40 ise; eşik skor 1 ile 2 arasında 40'a düşen değer olarak yaklaşık 80 puan alır.
KPI Değer Listesi hazır olduğunda Hedefleri Yükle butonuna tıklayarak ilgili dosyayı seçtikten sonra KPI excelinizi yükleyebilirsiniz.
Dosyayı yükledikten sonra aşağıdaki ekran gelecektir. Herhangi bir hata yoksa Aktarımı Başlat butonuna tıklayabilirsiniz.
5. Performans Final Değerlendirme
Performansın son dönemi de bittiğinde yine ara dönemdeki gibi yönetici onayına gönder butonu çıkar. Çalışan aynı ara dönemdeki gibi performansın son durumu için yorumlarını yazar ve yöneticisine gönderir.
Çalışan kendi değerlendirmesini tamamladığında yöneticisine "çalışanınız performans değerlendirmesini onaylamanı bekliyor" bildirimi gider.
KPI Değer Listesine Göre kurgusunda sadece hedef ve aksiyonlar hakkındaki yorumlarını yazar. Herhangi bir puan vermez.
Sadece proje bazlı değerlendirmede sayısal bir değer olmadığı için yöneticinin skala içerisinden bir değer seçmesi beklenir.
Yönetici bu değerlendirmeyi tamamladıktan sonra yüklediğiniz KPI Değer Listesine göre otomatik skor oluşur ve çalışan kendi ekranında aşağıdaki gibi skorunu, hangi hedeften ne kadar puan aldığını ve yöneticisinin yorumlarını görebilir.
