Performans sürecinin en önemli noktalarından biri girilen hedeflerdir.
Bu hedefler sisteme 2 farklı şekilde girilebilir.
Performans şablonu yayınlandıktan sonra, çalışanlar Sorwe uygulaması üzerinden kendi hedeflerini yazabilirler. Hedeflerini, hedeflerin ağırlıklarını, hedeflere ait aksiyonları vb. girebilirler.
Ayrıca, çalışanların kendi hedeflerini girmesinin yanı sıra hedeflerin daha sistematik ve kontrollü olmasını da isteyebilirsiniz. Bu durumda, hedefleri Excel ile sisteme aktarabilirsiniz.
Bu makalede 2. seçeneğe odaklanacağız.
Performans hedeflerini hazırladığınız Excel dosyasıyla sisteme yüklemeden önce, performans şablonunu oluşturmuş ve bunu yayınlamış olmanız gerekir.
Bu konuda bilgi almak için Performans Nasıl Başlatılır? makalesine göz atabilirsiniz.
Her sütuna ait detaylı açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz. Ancak sayfanın en altındaki örnek Excel dosyasını indirerek tüm sütunları bir arada incelemeniz, makaledeki içeriğini daha sağlıklı anlamanıza yardımcı olacaktır.
1. Çalışan Bilgisi (Sütun A)
A sütununa, hedefin ait olduğu kişinin Sorwe’de kayıtlı e-posta adresi veya cep telefonu numarasından biri girilmelidir. Çalışanın sistemde e-posta adresi eklenmişse sistem o çalışanı e-postası ile tanıyacaktır. Bu çalışanlar için e-posta yazmalısınız. Çalışanın birden fazla hedefi varsa, aynı e-posta adresi veya telefon numarası hedef/aksiyon sayısı kadar satırda alt alta yazılmalıdır. Çalışanın yalnızca tek hedefi olabileceği gibi, dilediğiniz sayıda hedef ekleyebilirsiniz.
2. Hedef ve Ağırlık Bilgisi (Sütun B-C)
B sütununa çalışanın hedefi, C sütununa ise ilgili hedefin ağırlığı girilmelidir.
Bir kişi için tüm hedeflerin toplam ağırlığı en fazla 100 olmalıdır. Sistem, birden fazla kez hedef listesi Excel dosyası yüklemenize izin verir; bu nedenle, daha sonra ekstra hedef ekleyecekseniz ağırlık toplamı 100 olmasa bile Excel yüklemesi kabul edilir ve yükleyebilirsiniz. Ancak, bir çalışanın toplam hedef ağırlığı 100’ü aşarsa, dosya yüklenirken hata oluşacaktır.
3. Aksiyona Ait Bilgiler (Sütun D-E-F-G-H-K-L-M-N-O-P-Q)
D sütununda yer alan ‘Aksiyon’, ilgili hedefin nasıl gerçekleştirileceğine dair alınacak, ölçülebilir eylemi ifade etmektedir.
Örnek hedef: İnsan kaynakları süreçlerini optimize ederek operasyonel verimliliği artırmak
Örnek aksiyon: HR süreçlerini (performans yönetimi, eğitim, izin yönetimi) dijital platformlar ve otomasyon araçları ile standartlaştırmak ve izlenebilir hale getirmek.
Bir hedefe ait birden fazla aksiyon olabilir. Bunu alt alta satırlarda hedef bilgisini aynı tutarak yazmanız gerekmektedir. Hedefin ağırlığını aksiyonlar arasında aynı tutmalısınız.
Bir hedefe birden fazla aksiyon eklediğinizde, default olarak aksiyonlar eşit olarak ağırlıklandırılır. Bunu isterseniz daha sonra değiştirebilirsiniz.
E sütununa, ilgili aksiyonun hangi performans dönemi içerisinde tamamlanması gerektiğini girmeniz gerekmektedir. Performans süreciniz çeyreklik, 6 aylık, yıllık vb. olabilir ve buna göre dönemler belirlenir. Örneğin, yıllık performans süreci için yalnızca 1 dönem bulunur; bu durumda ilgili performans dönemi 1. Performans Dönemi şeklinde yazılabilir. Buradaki noktalama ve boşluklara dikkat edilmesi önemlidir; eksik veya hatalı girilmesi durumunda sistem yüklemeyi kabul etmeyecektir.
Bu alanda yazdığınız dönem bilgisi, yönetim panelinde performans şablonu oluştururken belirttiğiniz dönem bilgileriyle aynı olmak zorundadır.
F sütununa, ilgili aksiyona dair eklemek istediğiniz herhangi bir not varsa bu alanı kullanarak yazabilirsiniz.
G sütununa, ilgili hedefin veya aksiyonun gerçekleşme koşulunu girmeniz gerekmektedir. Hangi türde bir ilerleme ölçümü hedefinize uygunsa (Proje, Yüzde, Sayısal, Para Birimi, Azalan Değer veya Tarih) onu belirtmelisiniz. Bir hedefe ait birden fazla aksiyon bulunuyorsa, her aksiyon için ayrı ayrı gerçekleşme koşulunu girmeniz gerekmektedir.
H sütununa, bir önceki sütunda belirttiğiniz gerçekleşme koşuluna paralel olarak, hedefte veya aksiyonda ulaşılması istenen değeri girmeniz gerekmektedir.
Eğer "Proje" veya "Yüzde" seçilmişse, gerçekleşen değer sütunu boş olmalıdır. Tarih içinse 31.12.2025 formatında yazılmalıdır.
Örnek hedef: Yılda 50 yeni müşteri kazanmak
Hedefin aksiyonu: Satış ekibi için haftalık müşteri kazanım planları oluşturmak ve performansı CRM üzerinden izlemek.
Gerçekleşme koşulu: Sayısal
Hedef değeri: 50
Gerçekleşme koşullarını açıklayalım:
⁙ Yüzde, hedefinizin ne kadar gerçekleştiğini yüzde şeklinde ilerletmek istediğinizde seçmeniz gereken koşuldur.
⁙ Sayısal, hedefinizde tutturmanız gereken bir sayısal değer varsa seçmeniz gereken koşuldur.
⁙ Proje, hedefinizin tamamlanıp tamamlanmaması söz konusuysa seçmeniz gereken koşuldur. Yeni bir satış yöneticisinin işe alınması tamamlanmış veya tamamlanmamış şekilde ilerletilecek bir hedeftir.
⁙ Para, finansal açıdan ulaşılması gereken bir hedef olduğunda seçilmesi gereken koşuldur. - EBITDA - Ciro hedefleri gibi.
⁙ Azalan değer, hedefinizin azalması gerçekleşmesiyle ters orantılıysa seçmeniz gereken koşuldur. Örneğin elektrik kullanımı ne kadar azalmışsa hedefinizi o kadar ilerletmişsiniz demektir. Azalan hedefi seçtikten sonra yüzde, sayısal veya para koşullarından birini de gerçekleşme koşulu olarak yazmanız gerekir.
⁙ Tarih, belirli bir zaman dilimi içerisinde tamamlanması gereken aksiyonlar için kullanabileceğiniz bir gerçekleşme koşuludur. Örneğin 31 Aralık 2025'e kadar teknoloji altyapısının güncellenmesi.
K sutünu ise hedefin azalan hedef olup olmadığını belirttiğiniz yerdir. Evet veya Hayır yazmalısınız. Gerçekleşme koşulunda hedefin hangi koşul ile gerçekleşeceğini de seçmelisiniz.
L sutünunda Başlangıç Değeri sütununu, hedefi oluştururken belirli bir değerden başlamak için kullanabilirsiniz. Örneğin, eğer amacınız üretim maliyetini %40'ta tutmaksa ve bu veri geçen yıl %50 ise, başlangıç değeri olarak 50 yazabilirsiniz. Bu şekilde, hedefin başlangıç noktası belirtilmiş olur ve ilerleme takip edilebilir.
M sütununda, aksiyonun ağırlığını belirleyebilirsiniz. Bir hedefe ait birden fazla aksiyonun ağırlıkları farklı olabilir ve bu, hedefin gerçekleşme yüzdesini etkiler. Eğer bu sütun boş bırakılırsa, ilgili hedefteki tüm aksiyonlar eşit oranda hedefin gerçekleşme yüzdesine katkıda bulunacaktır.
Örnek hedef: Aylık 20 yeni müşteri potansiyeli oluşturmak
Aksiyon 1: LinkedIn, e-posta ve telefon görüşmeleri ile haftalık minimum 5 yeni potansiyel müşteri eklemek ve CRM’e kaydetmek.
Aksiyon ağırlığı: 60
Aksiyon 2: Mevcut müşterilerin referanslarını kullanarak ayda en az 3 yeni müşteri tavsiyesi almak ve bu referanslarla iletişime geçmek.
Aksiyon ağırlığı:40
Bu durumda ilk aksiyonun tamamlanma oranı bağlı olduğu hedefi yazıldığı gibi daha çok etkileyecektir.
N sütununa aksiyonun alt limitini, O sütununa aksiyonun alt limit skorunu, P sütununa aksiyonun üst limitini ve Q sütununa aksiyonun üst limit skorunu girebilirsiniz. Alt veya üst limit kullanılmayacaksa bu alanları boş bırakmanız yeterlidir.
Bu alanları bir örnek ile anlatalım.
X çalışanın hedefi yılda 50 yeni müşteri kazanmak olsun. Eğer 5'in altında müşteri kazanımı yaptığında en az 10 puan almasını istiyorsanız Aksiyon alt limitine 5, Aksiyon alt limit skoruna 10 girmelisiniz. X çalışanı 5'in altında örneğin 4 yeni müşteri kazandıysa yine de bu hedeften 10 alır.
Hedef 50 müşteriydi, 51 ve üstünde yaparsa 120 puandan çok almasını istemiyorsanız Aksiyon üst limite 51, Aksiyon üst limit skoruna 120 girmelisiniz. Böylelikle X çalışanı 60 müşteri bile kazansa en fazla 120 puan alabilir.
4. Bağlı Hedef Bilgileri (Sütun I-J)
Her çalışanın hedefi mutlaka bir üst hedefe bağlı olmalıdır. Bu üst hedef, çalışanın yöneticisine ait bir hedef veya şirketin ana hedefi olabilir.
I sütununa, A sütununda yer alan çalışanın, B sütunundaki hedefinin bağlı olduğu üst hedef sahibinin Sorwe’de kayıtlı e-posta adresi veya telefon numarasını başındaki ‘0’ olmadan girmeniz gerekmektedir.
J sütununda, I sütununda yer alan kişinin hedefi birebir aynı şekilde yazılmalıdır.
Örneğin sayfanın altındaki exceldeki gibi:
E-posta: [email protected]
Hedef Açıklaması: Yıllık satış geliri 5 milyon TL’ye ulaşmak
Ana Hedef Çalışan Adı: [email protected]
Ana Hedef: Şirketin Finansal Performansını 3 Kat Artırmak
Yani Kaya Aslan isimli çalışanın gelirle alakalı hedefi aslında Ian Mcadams isimli çalışanın finansal performans isimli hedefine bağlıdır ve bu hedeften çekmiştir.
Tekrar kontrol edilmesi gereken hususlar:
Performans sürecindeki hedeflerin, tüm aksiyonlarla birlikte toplamda %100 ağırlık taşıması gerekmektedir. Performans süreci boyunca birden fazla Excel hedef listesi yükleyebilirsiniz. Bu nedenle, hedeflerin ağırlık toplamı 100 olmasa bile, Excel yükleme işlemi gerçekleşecektir. Ancak, çalışan ekranda aşağıdaki gibi bir pencere görecektir:
ilgili performans dönemi 1. Performans Dönemi şeklinde yazılmalıdır. Buradaki noktalama ve boşluklara dikkat edilmesi önemlidir; eksik veya hatalı girilmesi durumunda sistem dosyayı kabul etmez.
Aksiyon notu alanını doldurabilirsiniz, ancak bu zorunlu değildir.
Gerçekleşme Koşulu, beş farklı ölçüm türünden biri olmalıdır: Proje, Yüzde, Sayısal, Para Birimi ve Tarih. Eğer "Proje" veya "Yüzde" seçilmişse, gerçekleşen değer sütunu boş olmalıdır. Tarih içinse 31.12.2025 formatında yazılmalıdır.
Excel hedef listesi hazır olduğunda, bunu sistemden yükleyebilirsiniz. İşlemler butonuna tıklayın, ardından Hedefleri Excel'den Yükle seçeneğini seçin.
Ardından, Hedefleri Yükle butonunu kullanarak Excel Hedef Listesini seçebilirsiniz.
Excel listesi doğru şekilde yüklendiğinde, aşağıdaki ekran görünecektir:
İşte bazı içe aktarma ayarları. Bunları gözden geçirelim:
→ Eğer bu listeyi yüklediğinizde daha önce tanımlanmış hedefler varsa ve yeni Excel dosyasındaki olmayan hedeflerin silinmesini ya da güncellenmesini istiyorsanız, Çalışanın Önceki Hedefleri Silinsin seçeneğini işaretleyebilirsiniz.
※ Silme işlemi şu şekilde çalışır: Diyelim ki bir çalışanın 3 hedefi var: X, Y ve Z. Eğer yeni yüklenen Excel listesinde sadece X ve Y hedefleri varsa, Z hedefi silinir. X ve Y ise güncellenir.
→ Çalışanların hedeflerini Excel ile aktarırken Aktarılan Hedefler Kilitlensin Mi? seçeneğini işaretlerseniz, çalışanlar içe aktardığınız hedefleri düzenleyemez, değiştiremez ve silemez.
※ Bu seçeneği seçmediğinizi varsayalım, o zaman çalışanlar kendi hedeflerini düzenleyebilir. Daha sonra bu hedefler, çalışanın onayına gönderilecektir. Çalışan onayladığında, hedefler bu kez yöneticinin onayına gönderilecektir.
※ Eğer hedeflerin otomatik olarak onaylanmasını istiyorsanız, yanındaki parametreyi aktif hale getirebilirsiniz.
※ "Aktarılan Hedefler Kilitlensin Mi?" seçeneğini aktif hale getirdiğinizde, bir sonraki parametre değişecektir. Bu durumda, çalışanlar hedeflerini düzenleyemez. Hedefler otomatik olarak onaylanacak ve çalışan ya da yönetici onayı gerekmeyecektir.
※ Eğer bir onay süreci olmasını istiyorsanız, "Yeni Hedefleri Çalışan Onaylasın" seçeneğini seçebilirsiniz. Bu durumda, hedefler önce çalışanın onayına sunulacak ve ardından yöneticisinin onayına gönderilecektir.
→ "Yeni Hedefleri Çalışan Onaylasın" seçeneğiyle, içe aktarılan hedeflerin çalışan tarafından onaylanması gerekecektir.
Listeyi yüklemeden önce, çalışanların hedeflerine göz atabilirsiniz.
Ardından, Aktarımı Başlat butonuyla listeyi yükleyebilirsiniz.
