Performans sürecinin en önemli noktalarından biri girilen hedeflerdir.
Bu hedefler sisteme 2 farklı şekilde girilebilir.
Performans şablonunu çalışanlara atadıktan sonra, çalışanlar Sorwe uygulaması üzerinden kendi hedeflerini yazabilirler. Hedeflerini, hedeflerin ağırlıklarını, hedeflere yönelik aldıkları aksiyonları vb. girebilirler.
Ayrıca, çalışanların kendi hedeflerini girmesinin yanı sıra hedeflerin daha sistematik ve kontrollü olmasını da isteyebilirsiniz. Bu durumda, hedefleri Excel ile sisteme aktarabilirsiniz.
Bu makalede, 2. seçeneğe odaklanacağız.
Performans hedeflerini hazırladığınız Excel dosyasıyla sisteme yüklemeden önce, performans şablonunu oluşturmuş ve bunu çalışanlara atamış olmanız gerekir.
Bu konuda bilgi almak için Performans Nasıl Başlatılır? makalesine göz atabilirsiniz.
Öncelikle, örnek Excel dosyasını inceleyelim ve dikkat etmeniz gereken noktalardan bahsedelim. (Sayfanın sonunda örnek Excel dosyasına ulaşabilirsiniz.)
Excel listesini organizasyon şemasına uygun şekilde doldurmalısınız. Eğer B çalışanı, A kişisine bağlıysa, B'nin adı A'nın altına yazılmalı ve ana hedef, onun yöneticisinin hedefi olarak belirtilmelidir. Ayrıca, Ana Hedef Çalışan Adı kısmına da, çalışanının yöneticisinin e-posta adresi yazılmalıdır.
Performans sürecindeki hedeflerin, tüm aksiyonlarla birlikte toplamda %100 ağırlık taşıması gerekmektedir. Performans süreci boyunca birden fazla Excel hedef listesi yükleyebilirsiniz. Bu nedenle, hedeflerin ağırlık toplamı 100 olmasa bile, Excel yükleme işlemi gerçekleşecektir. Ancak, çalışan ekranda aşağıdaki gibi bir pencere görecektir:
Aksiyon notu alanını doldurabilirsiniz, ancak bu zorunlu değildir.
Gerçekleşme Koşulu, beş farklı ölçüm türünden biri olmalıdır: Proje, Yüzde, Sayısal, Para Birimi ve Tarih. Eğer "Proje" veya "Yüzde" seçilmişse, gerçekleşen değer sütunu boş olmalıdır.
Eğer aksiyonun değerini düşürerek başarı elde ediliyorsa, Azalan aksiyon mu? sütununu kullanabilirsiniz. Örneğin, hedef müşteri kaybını (churn) azaltmak ise, kayıp ne kadar az olursa o kadar iyi sonuç elde edilir. Böyle bir hedef için ilgili sütuna Evet yazabilirsiniz.
Başlangıç Değeri sütununu, hedefi oluştururken belirli bir değerden başlamak için kullanabilirsiniz. Örneğin, eğer amacınız üretim maliyetini %40'ta tutmaksa ve bu veri geçen yıl %50 ise, başlangıç değeri olarak 50 yazabilirsiniz. Bu şekilde, hedefin başlangıç noktası belirtilmiş olur ve ilerleme takip edilebilir.
Aksiyon ağırlığı sütununda, bir hedef içerisindeki aksiyonların ağırlıklarının ayrı ayrı belirlenmesini sağlayabilirsiniz.
Aksiyon alt limiti ve devamındaki sutünlar hedef bazlı minimum - maksimum limit ve skorların belirlenmesine yardımcı olur. Bu alanları bir örnek ile anlatalım.
X çalışanın hedefi 10 adet satış gerçekleştirmek olsun. Eğer 8'in altında bir satış yaptığında en az 80 puan almasını istiyorsanız Aksiyon alt limitine 8, Aksiyon alt limit skoruna 80 girmelisiniz. X çalışanı 8'in altında örneğin 6 satış yaptıysa yine de bu hedeften 80 alır.
Hedef 10 satıştı, 12 ve üstünde yaparsa 120 puandan çok almasını istemiyorsanız Aksiyon üst limite 12, Aksiyon üst limit skoruna 120 girmelisiniz. Böylelikle X çalışanı 14 satış bile yapsa en fazla 120 puan alabilir.
Excel hedef listesi hazır olduğunda, bunu sistemden yükleyebilirsiniz. İşlemler butonuna tıklayın, ardından Hedefleri Excel'den Yükle seçeneğini seçin.
Ardından, Hedefleri Yükle butonunu kullanarak Excel Hedef Listesini seçebilirsiniz.
Excel listesi doğru şekilde yüklendiğinde, aşağıdaki ekran görünecektir:
İşte bazı içe aktarma ayarları. Bunları gözden geçirelim:
→ Eğer bu listeyi yüklediğinizde daha önce tanımlanmış hedefler varsa ve yeni Excel dosyasındaki olmayan hedeflerin silinmesini ya da güncellenmesini istiyorsanız, Çalışanın Önceki Hedefleri Silinsin seçeneğini işaretleyebilirsiniz.
※ Silme işlemi şu şekilde çalışır: Diyelim ki bir çalışanın 3 hedefi var: X, Y ve Z. Eğer yeni yüklenen Excel listesinde sadece X ve Y hedefleri varsa, Z hedefi silinir. X ve Y ise güncellenir.
→ Aktarılan Hedefler Kilitlensin Mi? seçeneğini işaretlerseniz, çalışanlar içe aktardığınız hedefleri düzenleyemez veya değiştiremez.
※ Bu seçeneği seçmediğinizi varsayalım, o zaman çalışanlar kendi hedeflerini düzenleyebilir. Daha sonra bu hedefler, çalışanın onayına gönderilecektir. Çalışan onayladığında, hedefler bu kez yöneticinin onayına gönderilecektir.
※ Eğer hedeflerin otomatik olarak onaylanmasını istiyorsanız, yanındaki parametreyi aktif hale getirebilirsiniz.
※ "Aktarılan Hedefler Kilitlensin Mi?" seçeneğini aktif hale getirdiğinizde, bir sonraki parametre değişecektir. Bu durumda, çalışanlar hedeflerini düzenleyemez. Hedefler otomatik olarak onaylanacak ve çalışan ya da yönetici onayı gerekmeyecektir.
※ Eğer bir onay süreci olmasını istiyorsanız, "Yeni Hedefleri Çalışan Onaylasın" seçeneğini seçebilirsiniz. Bu durumda, hedefler önce çalışanın onayına sunulacak ve ardından yöneticisinin onayına gönderilecektir.
→ "Yeni Hedefleri Çalışan Onaylasın" seçeneğiyle, içe aktarılan hedeflerin çalışan tarafından onaylanması gerekecektir.
Listeyi yüklemeden önce, çalışanların hedeflerine göz atabilirsiniz.
Ardından, Aktarımı Başlat butonuyla listeyi yükleyebilirsiniz.
