Performans şablonunu oluştururken, her hedefin veya aksiyonun yöneticinin değerlendirme skalasından seçeceği bir değer ile skor almasını istiyorsanız, 3. adımda yer alan Skor Hesaplama Şekli alanından Özel Değerlendirme Seçenekleri seçeneğini tercih etmelisiniz.
Şimdi, bu seçeneğin seçilmesinin ardından skorun nasıl hesaplandığından bahsedelim:
Özel Değerlendirme Seçenekleri yöntemi, gerçekleşen aksiyon/hedef değerlendirmesinden farklı olarak; çalışanın hedefini veya aksiyonunu ne kadar tamamladığından bağımsız şekilde, skorun yalnızca yöneticisinin değerlendirmesine göre belirlenmesini sağlar.
Örneğin bir hedefin ağırlığı %100 ise ve bu hedef tek aksiyon olarak 10 satış yapmaksa, çalışan 8 satış gerçekleştirdiğinde otomatik olarak 80 puan almak yerine hedef/aksiyonun gerçekleşme koşulu fark etmeksizin yöneticisinin seçtiği değerlendirme kriterinin karşılığı olan puanı alır.
Yöneticinin bu değerlendirmeyi yapabilmesi için değerlendirme kriterleri önceden düzenlenmelidir. Örneğin, yöneticinin Beklentileri Karşılıyor seçimi, sisteme göre 60 puana denk gelebilir.
Bu kriterler performans şablonunu oluştururken 3. adımda düzenlenebilir. Performans oluşturulduktan sonra ise Değerlendirme & Skor Hesaplama alanından düzenleme yapabilirsiniz.
Özel Değerlendirme Seçenekleri seçmeniz durumunda kurgu şu şekilde ilerler:
1. Performans Sürecinin Başlatılması
Hedef Giriş Modu için; Performans sürecini Kademeli olarak başlattıysanız, organizasyon şemasının en tepesinden başlayarak yöneticiler kendi hedeflerini girdikçe onlara bağlı çalışanların performans ekranı açılır ve çalışanlar da hedeflerini yöneticilerinden çekerek hedef girişi yapabilirler.
Öbür taraftan tüm çalışanlar için aynı anda başlasın seçeneğini seçtiyseniz, çalışanlar yöneticilerinin hedeflerini girmelerini beklemeden kendi hedef girişlerini yapabilirler.
Bir diğer hedef girme yöntemi olarak çalışanların hedeflerini excel üzerinden sisteme yüklemeyi de tercih edebilirsiniz. Hedeflerin excelden nasıl yükleneceğine dair detaylı bilgi için aşağıdaki makaleyi inceleyebilirsiniz.
2. Hedeflerin girilmesi, onaylanması ve ilerletilmesi
Çalışan hedefini kendi girer veya excel üzerinden hedefler eklenmiş olur.
Çalışan hedeflerini kendisi girdiğinde yöneticisinin onayına gider.
Excel üzerinden hedef yüklediğinizde onay seçeneklerini değiştirebilirsiniz.
Yönetici çalışanın hedeflerini aşağıdaki gibi görerek onaylayabilir veya reddedebilir.
Hedefler onaylandıktan sonra çalışanlar hedef/aksiyonlarında ilerleme yapabilirler.
3. Ara Dönem Değerlendirmesi
Performans dönemleri arasında değerlendirme yapılmasını istiyorsanız performansı başlattıktan sonra Değerlendirme & Skor Hesaplama alanında hangi dönemlerde değerlendirme yapılacağını seçebilirsiniz.
Bu alanda değerlendirme skalasının kriterlerini düzenleyebilirisiniz. Belirttiğiniz değerlendirme skalasına denk gelecek skoru belirlemeniz önemlidir.
Burada tüm performans dönemlerini seçtiğinizde, her dönem sonunda çalışan hedefleri yöneticinin değerlendirmesi için gönderilir.
Örneğin, diyelim ki Q1 sona erdi. Çalışan aşağıdaki bildirimle karşılaşacaktır ve yönetici onayına gönder butonuna tıklayarak kendi değerlendirmesini yazarak kaydedecektir.
(Çalışanın hedefi Q2 döneminin sonunda sona erse de, Q1, Q2 seçeneklerini performans değerlendirme dönemlerinde seçtiğiniz için, yine de bu hedefin yöneticinin değerlendirmesi için gönderilmesi gerekir.)
Çalışan, hedefini yöneticisine değerlendirme için gönderdiğinde, yöneticisine bir bildirim gönderilir ve yönetici, hedefi Ekibimin Hedefleri içinde değerlendirebilir. (Aşağıda yöneticinin göreceği ekranı inceleyebilirsiniz.)
Yöneticiler, Performans Değerlendirme butonuna tıkladıktan sonra, değerlendirme alanına yazı yazarak hedefi onaylayabilir veya reddedebilirler.
(Ara değerlendirmelerde puan yoktur. Bu değerlendirmelerde yöneticiler yalnızca hedefle ilgili yorumlarını yazarlar. Puan, performans dönemi tamamen sona erdiğinde oluşturulur.)
4. Performans Final Değerlendirme
Performansın son dönemi de bittiğinde yine ara dönemdeki gibi yönetici onayına gönder butonu çıkar. Çalışan aynı ara dönemdeki gibi performansın son durumu için yorumlarını yazar ve yöneticisine gönderir.
Çalışan kendi değerlendirmesini tamamladığında yöneticisine "çalışanınız performans değerlendirmesini onaylamanı bekliyor" bildirimi gider.
Özel Değerlendirme Seçeneklerinde farklı olan kısım, performans sürecindeki final değerlendirmedir. Performans dönemi tamamlandığında çalışan, kendi yorumlarını yazarak yöneticisine iletir.
Bu aşamada yönetici, çalışanın hedef ve aksiyonlarına yorum yapmanın yanı sıra, belirlenmiş değerlendirme kriterleri üzerinden puanlama da gerçekleştirir.
(Aşağıdaki ekranlar yöneticiye aittir.)
Yönetici, Ekibimin Hedefleri sekmesinde, değerlendirme bekleyen kendisine bağlı çalışanları görebilir. Bir çalışanın üzerine tıkladığında, ekranın üst kısmında değerlendirdiği çalışanın adını, altında ise çalışana ait hedef ve aksiyonları görüntüler.
Performans Değerlendirmeniz alanında, çalışanın hedefi veya aksiyonuna yönelik bir değerlendirme seçeneği seçmelisiniz. Bu seçenekler, önceden belirlenmiş kriterler ve her bir kriterin karşılığında tanımlanmış puanlardan oluşur.
Gerçekleşen Değere Göre yönteminden farklı olarak, Özel Değerlendirme Seçenekleri kurgusunda yalnızca proje hedefi için değil, tüm hedeflerin gerçekleşme koşullarının değerlendirilmesi tamamen yöneticinin inisiyatifindedir.
Yönetici bu değerlendirmeyi tamamladıktan sonra skor oluşur ve çalışan kendi ekranında aşağıdaki gibi skorunu, hangi hedeften ne kadar puan aldığını ve yöneticisinin yorumlarını görebilir.
