🚀 Sorwe Performans’a Yeni Bir Adım: Kalibrasyon
Performans değerlendirme süreçlerinde her yönetici aynı değerlendirme yaklaşımına sahip olmayabilir. Bazı yöneticiler daha yüksek, bazıları daha düşük skor verme eğilimindeyken bazı yöneticiler çalışanlarını belirli skor aralıklarında yoğunlaştırabilir.
Performans Kalibrasyonu, yöneticiler tarafından tamamlanan değerlendirme sonuçlarının İK tarafından birlikte gözden geçirilmesini ve çalışanların skor kategorilerinin organizasyon genelinde daha tutarlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlar.
Kalibrasyon sayesinde performans sonuçları yalnızca yöneticilerin bireysel değerlendirme yaklaşımlarına bağlı kalmaz; İK ekipleri sonuçları ortak bir çerçevede inceleyerek daha adil, tutarlı ve gerekçelendirilebilir nihai performans kategorileri oluşturabilir.
Kalibrasyon Ne İşe Yarar?
Kalibrasyon, performans değerlendirmeleri tamamlandıktan sonra sonuçların İK tarafından son kez değerlendirilmesini sağlayan kontrollü bir süreçtir.
Bu süreç ile;
Çalışanları mevcut performans kategorilerine göre aynı ekran üzerinde görüntüleyebilir,
Organizasyondaki performans dağılımını toplu olarak inceleyebilir,
Çalışanların kalibrasyon öncesi ve sonrası kategori dağılımlarını karşılaştırabilir,
Gerekli durumlarda çalışanların performans kategorilerini değiştirebilir,
Yapılan her değişiklik için gerekçe kaydedebilir,
Değişiklik geçmişini çalışan bazında veya genel kalibrasyon geçmişi üzerinden takip edebilir,
Kalibrasyon tamamlandıktan sonra sonuçları kesinleştirebilirsiniz.
Kalibrasyon sırasında yapılan hiçbir kategori değişikliği sessiz şekilde gerçekleşmez. Her değişiklik; önceki kategori, yeni kategori, değişiklik nedeni, işlemi gerçekleştiren kişi ve işlem zamanı ile birlikte kayıt altında tutulur.
Kalibrasyon her performans süreci için ayrı ayrı aktif edilebilen, isteğe bağlı bir özelliktir.
Performans sürecinizi oluştururken veya ilgili performansın Performans Süreç Ayarları alanından Kalibrasyon seçeneğini aktif hale getirebilirsiniz.
Kalibrasyon aktif edilmediğinde ilgili performans sürecinde Kalibrasyon menüsü görüntülenmez.
Daha önce oluşturulmuş performans süreçlerinde Kalibrasyon varsayılan olarak kapalı olabilir. Kullanmak istediğiniz performans için Performans Skor Ayarları üzerinden aktif hale getirmeniz gerekir.
İşlemler > Performans Süreç Ayarlarına gidin, ardından Performans Skor Ayarları sekmesinde Performans Kalibrasyonu özelliğini etkinleştirin.
Kalibrasyon özelliğini aktifleştirdiğinizde ilgili şablonda Kalibrasyon Sayfasına Git butonu belirecektir. Tıklayarak kalibrasyon yapacağınız alana gidebilirsiniz.
Kalibrasyonu başlatmak için önce bir şablon oluşturmalısınız. Şablon Oluştur butonuna tıklayın.
Kalibrasyona şablonu oluşturmadan önce;
※ Skor kategorilerinin tanımlı olması gerekir. Skor kategorisi olmayan performans puanları için kalibrasyon yapılamaz.
※ Skor değerlendirme sürecinin başlamış olması gerekir.
※ İlgili performans şablonunda en az 1 kişinin skorunun oluşmuş olması gerekir.
Bu şartlar sağlanıyorsa ilgili alanlar tikli olarak görünecektir.
Şablonun adını girin.
Açıklama ekleyebilirsiniz.
Kalibrasyona;
tüm çalışanları,
belirli çalışanları,
belirli grupları veya profilleri,
belirli departmanları dahil edebilirsiniz.
Oluşturun ve Kalibrasyona Geçin.
Skoru oluşmuş çalışanlar otomatik olarak kalibrasyon şablonunun içerisine gelecektir.
Kalibrasyon board'u, çalışanların mevcut performans kategorilerine göre dağılımını tek bir ekranda görmenizi sağlar.
Ekrandaki dağılım özetinden;
çalışanların hangi kategorilerde yoğunlaştığını,
kalibrasyon öncesi ve sonrası dağılımı,
kaç çalışanın daha yüksek veya daha düşük bir kategoriye taşındığını takip edebilirsiniz.
Bu görünüm, İK ekiplerinin çalışanları yalnızca bireysel sonuçlarıyla değil, organizasyonun genel performans dağılımı içerisinde de değerlendirmesine yardımcı olur.
Çalışanın Performans Kategorisini Değiştirin
Bir çalışanın farklı bir performans kategorisinde değerlendirilmesi gerektiğine karar verdiğinizde çalışan kartını ilgili kategoriye sürükleyip bırakabilirsiniz.
Çalışanı başka bir kategoriye taşıdığınızda sistem sizden değişiklik nedenini girmenizi ister.
Boş bir gerekçe ile değişiklik kaydedilemez.
Örneğin Kaya Aslan isimli çalışanın kategorisini C-'den C'ye çekerken değişiklik nedeni olarak:
“Kalibrasyon toplantısında ekipler arası değerlendirme kriterleri dikkate alınarak kategori güncellenmiştir.” şeklinde bir açıklama girebilirsiniz.
Kaydettikten sonra gelen ekranda ilgili çalışanın kartında değişiklik yapıldığına dair bir ibare göreceksiniz.
Kartın üzerine tıklayarak çalışanın geçmiş verilerini ve değiştirilme gerekçesini görebilirsiniz.
İsterseniz çalışanı kalibrasyondan da kaldırabilirsiniz. Daha sonra sürece dahil edilmeyen çalışanlar üzerinden çalışanı tekrar ekleyebilirsiniz.
Kalibrasyon sırasında yapılan tüm değişiklikler sistem tarafından kayıt altında tutulur.
Her değişiklik için;
önceki kategori,
yeni kategori,
değişiklik nedeni,
işlemi yapan kişi,
işlem tarihi ve zamanı görüntülenebilir.
Aynı çalışan birden fazla kez farklı kategorilere taşınırsa önceki kayıtlar silinmez. Yapılan tüm hareketler sırasıyla korunur.
Geçmiş kayıtlarını hem çalışan özelinde hem de tüm kalibrasyon için Geçmiş butonu üzerinden görüntüleyebilirsiniz.
Ayrıca gerekli durumlarda çalışanın geçmişte bulunduğu bir kategoriyi yeniden uygulayabilirsiniz. Bu işlemde de yeniden değişiklik nedeni girmeniz gerekir.
Kalibrasyon listesine dahil edilen ancak performans skoru henüz oluşmamış çalışanlar doğrudan board üzerinde görüntülenmez.
Bu çalışanlar off-board alanında bekler.
Çalışanın performans değerlendirmesi tamamlanıp skoru oluştuğunda çalışan otomatik olarak ilgili skor kategorisinde board'a dahil edilir.
Kalibrasyonu Finalize Edin
Tüm değerlendirmeleri ve kategori değişikliklerini tamamladıktan sonra kalibrasyonu Kalibrasyonu Kesinleştir butonu ile finalize ederek kesinleştirebilirsiniz.
Finalize işlemi sonrasında;
Kalibrasyon board'u yalnızca görüntülenebilir hale gelir,
Kalibrasyon üzerinde yeni değişiklik yapılamaz,
Kalibrasyon sonucunda oluşan nihai sonuçlar performans skor kartlarına ve raporlara yansır,
Çalışan tarafında nihai performans kategorisi görüntülenir.
Finalize işlemi geri alınamaz. Bu nedenle işlemi tamamlamadan önce tüm kategori değişikliklerini ve sonuçları kontrol etmeniz önerilir.
Kalibrasyon Sonucu Çalışana Nasıl Yansır?
Kalibrasyon finalize edildiğinde çalışan tarafında ham kalibrasyon skoru yerine nihai performans kategorisi görüntülenir.
Kalibrasyon sırasında kullanılan sayısal değer, çalışanla paylaşılması amaçlanan bir performans skoru değil, kategori hizalamasında kullanılan dahili bir değerdir. Bu nedenle kalibrasyon tamamlandıktan sonra ilgili performans için Sadece Skor Kategorisi görünümü otomatik olarak uygulanır.
Kalibrasyon sonucunda kategorisi değiştirilmeyen çalışanların mevcut performans sonuçları ise aynı şekilde korunur.
Kalibrasyon Sonuçları Raporlarda Nasıl Görünür?
Performans Skor Raporu içerisinde kalibrasyon sonucunda kategorisi değiştirilen çalışanlar ayrıca işaretlenir.
İlgili sonucu açtığınızda;
çalışanın kalibrasyon öncesindeki skoru ve kategorisi,
kalibrasyon sonrasında belirlenen kategori,
değişiklik nedeni,
ilgili kalibrasyona erişim bağlantısı görüntülenebilir.
Kalibrasyon sonucunda değişiklik yapılmayan çalışanlar ise raporda mevcut yapısıyla görüntülenmeye devam eder.
Kalibrasyonu İptal Etme veya Silme
Kalibrasyonun durumuna göre farklı işlemler uygulanabilir:
Henüz başlamamış bir kalibrasyon doğrudan silinebilir.
Devam eden bir kalibrasyon doğrudan silinemez ancak iptal edilebilir. İptal edildiğinde board yalnızca görüntülenebilir hale gelir ve daha önce yapılan tüm değişikliklerin geçmişi korunur.
İptal edilen bir kalibrasyon daha sonra silinebilir.
Finalize edilmiş bir kalibrasyon ise iptal edilemez veya silinemez. Böylece tamamlanmış performans sonuçlarının ve işlem geçmişinin yanlışlıkla ortadan kaldırılması engellenir.
İptal edilen bir kalibrasyonda bulunan çalışanlar, kalibrasyon silinene kadar o kalibrasyona bağlı kalır. Aynı çalışanları yeni bir kalibrasyona dahil etmek istiyorsanız önce iptal edilen kalibrasyonu silmeniz gerekir.
Kalibrasyon Kullanırken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Kalibrasyon bir “skor değiştirme aracı” olarak değil, performans değerlendirmelerinde tutarlılığı ve ortak değerlendirme standardını destekleyen bir süreç olarak kullanılmalıdır.
Kategori değişikliklerinin mümkün olduğunca performans verileri, hedef sonuçları, yönetici değerlendirmeleri ve kalibrasyon toplantılarında alınan kararlar gibi somut gerekçelere dayanması önerilir.
Ayrıca;
Kalibrasyon oluşturulabilmesi için çalışanların performans skorlarının ve skor kategorilerinin bulunması gerekir.
Kalibrasyon devam ederken ilgili çalışanların skor kategorisi ve değerlendirme durumu normal değerlendirme ekranlarından değiştirilemez.
Finalize işlemi yalnızca bir kez yapılabilir ve geri alınamaz.
Her kategori değişikliği için gerekçe girilmesi zorunludur.
Bu yapı sayesinde performans değerlendirme sonuçlarının nasıl oluştuğu baştan sona kayıt altında tutulur ve gerektiğinde geçmişe dönük olarak incelenebilir.