Kural Setleri, yedek adaylarının hangi kriterlerle değerlendirileceğini belirler.
Hedef rol veya çalışan için önemli olan veri kaynaklarını ve beklentileri tanımlayarak karşılaştırılabilir bir değerlendirme yapısı oluşturabilirsiniz.
Sorwe Yönetim Panelinde İK Analitik > Yedekleme Planı > Planları Görüntüle sayfasına gidin. İlgili şablon için Görüntüle butonuna tıklayın.
Kural Setleri bölümünü açın.
Sıfırdan Kural seti oluştur butonuna tıklayın.
⁘ Kural Setinin kullanılacağı amacı kolayca anlayabileceğiniz bir ad ve açıklama girin.
⁘ Değerlendirmede kullanılacak bileşenleri seçin.
⁘ Her bileşen için gerekli kriterleri, hedefleri veya toleransları tanımlayın.
⁘ Ayarlarınızı kontrol edin ve Kural Setini Kaydet butonuna tıklayın.
⁘ Kural Setinin aktif olması için Bu kural seti öneri üretiminde kullanılsın seçeneğini açmayı unutmayın.
Aktif ve Eklenebilir Değerlendirme Kriterleri
Kullanılabilecek Değerlendirme Bileşenleri
Kuruluşunuzdaki aktif Sorwe modüllerine ve mevcut verilere göre aşağıdaki bileşenlerden yararlanabilirsiniz:
Performans: Adayın ilgili dönemlerdeki performans sonuçlarını değerlendirmeye dahil eder.
9 Kutu: Performans ve potansiyel konumlandırmasını bağlam olarak kullanır.
Yetkinlikler: Hedef için beklenen yetkinlik seviyeleriyle adayın mevcut sonuçlarını karşılaştırır.
Davranış göstergeleri: İş yapış biçimi ve davranış eğilimleriyle ilgili sinyalleri değerlendirir.
Sosyal beceriler: Hedef sorumluluk için önemli sosyal beceri beklentilerini karşılaştırır.
Teknik beceriler: Gerekli teknik becerileri ve beklenen seviyeleri kontrol eder.
Çalışan deneyimi sinyalleri: Deneyim ve organizasyon bağlamını destekleyici veri olarak sunabilir.
Risk sinyalleri: Karar öncesinde dikkat edilmesi gereken durumları görünür hale getirir.
Kural Setine Ekle butonu ile bu bileşenleri dahil edebilir ve ağırlık belirterek hesaplamayı ne kadar etkileyeceğini düzenleyebilirsiniz.
Performans Kriterleri
Seçtiğiniz kriterler arasında Performans bulunuyorsa Ayarları Düzenle butonundan çeşitli ayarlamalar yapabilirsiniz.
Performans karşılaştırması nasıl yapılsın?
Bu ayar, sistemin performans verisini hangi matematiksel mantıkla okuyacağını belirler.
Sabit performans kriterine göre seçerseniz belirlediğiniz performans skoru / kategorisine göre yedek ataması yapılır. Tam uyum toleransı ile de "tam uyum için illa 100 puan gerekmesin, 95 alanları da tam uyumlu kabul et" demenizi sağlayan bir esneklik payı sağlayabilirsiniz.
Hedef çalışanın performansına göre seçerseniz yedeklemesini yapacağınız adayın performans skoruna göre ayarlamalar yapabilirsiniz.
Hangi performans dönemi kullanılsın?
Yedek olarak belirlenecek çalışanların hangi performans döneminin verilerinin alacağı belirlenir. Yedek adayın içinde bulunduğu en son performans döneminin mi yoksa belirli dönemlerin ortalamasının mı alınacağını seçebilirsiniz.
Hedef karşılaştırma yöntemi
Burada yedeğini aradığınız çalışan ile yedeği olarak belirlenecek çalışanların performans skoru karşılaştırmasının yöntemini belirleyebilirsiniz. Hedef çalışanın performansına en az eşit olsun seçebilirsiniz, veya Hedef çalışanın performansına en yakın olsun diyerek izin verilen performans farkını yazabilirsiniz.
Bu kriter sonucu nasıl etkilesin?
Performansı bir "olmazsa olmaz" (eleme kriteri) mı yoksa sadece bir "tercih sebebi" mi olarak kullanacağınızı seçersiniz.
Eleme kuralı olarak uygula: Kriteri sağlamayan aday listeden tamamen atılır.
Skora dahil et: Aday listede kalır ama puanı düşer, sıralamada geriye gider.
Yalnızca uyarı olarak göster: Veri eksik veya eskiyse, sistem adayın uygunluk puanını değil, o adaya dair verinin "güvenilirliğini" düşük gösterir.
Kritik roller için performansı "eleme kuralı olarak uygula" olarak kullanmak iş sürekliliğini garanti altına alırken; potansiyel odaklı rollerde "skora dahil et" olarak kullanmak, performansı orta ama potansiyeli yüksek yetenekleri kaçırmamanızı sağlar.
9 Kutu Matrisi Kriterleri
9 Kutu karşılaştırması nasıl yapılsın?
Hedef kişinin ve adayların performans ve potansiyel konumlarını nasıl karşılaştırılacağını belirleyebilirsiniz. Seçili uygun kutulara göre seçeneği ile belirli kutuları seçebilir veya hedef çalışanın kutusuna göre seçeneği ile hedef çalışanla aynı kutuda, potansiyelde veya performanta daha yüksek olsun gibi seçim yapabilirsiniz.
Teknik Beceri Kriterleri
Teknik Beceri kriteri, yedekleme planında bir adayın hedef pozisyonun gerektirdiği spesifik uzmanlık, araç veya sertifikalara sahip olup olmadığını ölçmek için kullanılır.
Adayın sadece "yüksek performanslı" olması yetmez; hedef rolün gerektirdiği teknik araçları (örneğin SAP, Python, Bütçe Yönetimi vb.) bilip bilmediğini kontrol eder. Bazı roller için zorunlu olan lisans veya sertifikaların (İSG, PMP, SMMM vb.) varlığını denetler.
İlgili teknik becerileri ekleyip, gerekli seviyeleri ve ağırlıkları belirleyebilirsiniz.
Şirketinize Özel Yedekleme Verileri
Şirketinize Özel Yedekleme Verileri, Sorwe’nin standart olarak takip etmediği (performans, yetkinlik vb. dışındaki) ancak şirketinizin yedekleme kararlarında kritik olan özel bilgileri sisteme dahil etmenizi sağlayan esnek bir yapıdır.
Örneğin; "yurt dışı mobilite durumu", "toplam yöneticilik deneyimi" veya "mevcut kademede geçirilen süre" gibi verileri bu özellik sayesinde yedekleme kriteri yapabilirsiniz.
Nasıl Çalışır?
Bu özellik, veriyi önce sistemde tanımlayıp sonra çalışan bazlı değerleri yüklediğiniz bir akışla çalışır (Veri gruplarını yönet):
Tanımlama: İK yöneticisi, hangi özel verilerin kullanılacağını sistemde tanımlar (Örn: "Mobilite Durumu").
Veri Yükleme: Tanımlanan bu alanlar için çalışanların sahip olduğu değerler (Örn: Ahmet = "Mobilite Var") Excel üzerinden toplu olarak sisteme yüklenir.
Kriter Olarak Kullanma: Yüklenen bu veriler, yedekleme planı kural setinde birer "kriter" olarak seçilebilir hale gelir.
Değerlendirme: Sistem, adayları önerirken bu özel verilere bakarak onları eler veya puanlarını artırır.
Veri Grubu Nasıl Oluşturulur?
Veri grubu oluştururken, yeni veri alanı ekle ile verinin doğasına göre şu 4 tipten birini seçmeniz gerekir:
Süre (Yıl): Toplam kıdem veya yöneticilik süresi gibi zaman bazlı veriler için.
Sayısal Değer: Satış puanı veya teknik sınav skoru gibi rakamlar için.
Evet / Hayır: "Sertifikası var mı?", "Taşınabilir mi?" gibi onay kutuları için.
Sıralı Seviyeler: Dil seviyesi (A1, A2, B1...) veya hazırlık seviyesi gibi belirli bir sırası olan etiketler için.
⁘ Önce Tanımla, Sonra Yükle: Excel dosyası yeni bir veri alanı oluşturamaz. Önce sistemde alanı açmalı, sonra Excel ile içini doldurmalısınız.
⁘ Eksik Veri Yönetimi: Eğer bir çalışanın o verisi sistemde yoksa ne yapılacağını seçebilirsiniz: Adayı tamamen ele, inceleme bayrağı ekle veya o kriteri görmezden gel.
⁘ Güncellik: Excel ile yeni veri yüklediğinizde, sistem mevcut yedekleme önerilerinin "eskidiğini" bildirir ve planı yeniden çalıştırmanızı önerir.
Şablon indir sayesinde exceli indirerek üzerine veri girebilir daha sonrasında Dosya Seç ile sisteme yükleyebilirsiniz.
Özetle: Bu özellik, şirketinizin kendine has "yedekleme kuralını" sisteme öğretmenizi ve kararların tamamen sizin kriterlerinize göre verilmesini sağlar.
Daha sonra tekrar kriter ayarlarına gelerek veri grubunu ekleyebilir, eleme kuralı ve uygunluk puanına katkısını belirleyebilirsiniz.
Beklenen değeri ve bu bilgisi bulunmayan çalışanların nasıl değerlendirileceğini de ayarlayabilirsiniz.
Kriterleri tanımlarken
Bir kriteri yalnızca veri mevcut olduğu için eklemek yerine hedefin başarısı için gerçekten gerekli olup olmadığını değerlendirin. Minimum seviye beklentileri ile hedef profile benzerlik beklentileri aynı anlama gelmez. Bu nedenle kriterin iş amacını açıklayan bir Kural Seti adı ve açıklaması kullanmak faydalıdır.
Risk sinyalleri uygunluk skorunu otomatik olarak düşürmez veya yükseltmez. Bu sinyaller, İK'nın karar öncesinde ek değerlendirme yapmasını sağlar.
Kural Seti değiştiğinde ne olur?
Kural Setindeki değişiklikler daha önce oluşturulmuş önerilerin dayandığı koşulları etkileyebilir. Sistem bu durumda önerilerin güncelliğini kontrol eder ve gerekiyorsa Yeniden hesaplama önerilir durumunu gösterir. Güncel aday sonuçlarını görmek için ilgili planda Önerileri yeniden hesapla seçeneğini kullanın.
Aday Havuzu
Öneri hesaplamasında hangi çalışanların aday olarak değerlendirileceğini belirleyin.
Yalnızca aktif çalışanlar aday havuzuna dahil edilsin seçeneğini işaretlediğinizde, şirketten ayrılmış olup kriterleri sağlayan adaylar size gösterilmez.
Hedef çalışan kendi yedeği olarak önerilmesin seçeneği, sisteme "bana bu görevde zaten olanı değil, o giderse yerine gelebilecek diğer kişileri göster" talimatını vermenizi sağlar.
Kıdem filtresi ekle seçeneği ile de adayların şirketinizde asgari ve azami çalışma süresini belirlemiş olursunuz.
Aday havuzu profil filtrelerinde ise aday gösterilecek çalışanların belirli bir profile ait olmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin hedef kişi ile aynı lokasyonda olsun veya belirli bir lokasyon içerisindeki çalışanlar aday gösterilebilsin gibi filtreleme yapabilirsiniz.
Aynı zamanda bu alanda belirli filtreleri aday havuzundan hariç tutabilirsiniz. Örneğin pozisyonu henüz junior olanları bu yedeklemeden hariç tut gibi bir filtre ekleyebilirsiniz.
Kişi bazlı istisna tanımlayarak aday havuzuna spesifik bir çalışan ekleyebilir, veya spesifik bir çalışanı aday havuzunun dışında tutabilirsiniz.
Dönem seçimi ile kriter hesaplamalarında hangi dönemin verisinin kullanılacağını belirleyebilirsiniz.
Öneri Listesi Ayarlarında, hangi skorun altındaki adaylar ana öneri listesine alınmayacağını yazarsınız; diğerleri alternatif adaylar bölümünde incelenebilir.
Her hedef çalışan için ana öneri listesinde en fazla kaç aday gösterileceğini belirleyebilirsiniz.
Değerlendirme güveni için minimum değeri seçebilirsiniz.
Öneri kartında gösterilecek bilgileri (gelişim farkları, değerlendirme kanıtları, veri kalitesi notları) belirleyebilirsiniz.
Tüm bu kural seti ve ayarlamaları düzenleyip emin olduktan sonra Kural Setini Kaydet butonunu kullanabilirsiniz.