Yedekleme Planı, kritik çalışan ve roller için ihtiyaç duyduğunuz yedek sayısını ve değerlendirme yaklaşımını tek bir süreçte tanımlamanızı sağlar.
Yedekleme Planı Oluşturma
Sorwe Yönetim Panelinde İK Analitik > Yedekleme Planı > Planları Görüntüle sayfasına gidin
Yedekleme planı oluştur butonuna tıklayın.
Planın kolayca ayırt edilebilmesi için bir ad ve gerekiyorsa bir açıklama girin.
Yedeklenecek hedefleri çalışan, profil veya çalışan grubu seçeneklerinden uygun olanı kullanarak belirleyin.
Her hedef için gerekli yedek sayısını tanımlayın.
Hedef seçerken dikkat edilmesi gerekenler:
- Çalışan: Belirli bir kritik çalışan için doğrudan yedekleme yapmak istediğinizde kullanın.
- Profil: Benzer sorumluluk veya beklentilere sahip çalışanları ortak bir yapı üzerinden yönetmek istediğinizde kullanın.
- Çalışan grubu: Daha geniş bir organizasyon grubunu aynı plan kapsamında takip etmek istediğinizde kullanın.
Hedef listenizi kaydetmeden önce çalışanların güncel organizasyon ve profil bilgilerine sahip olduğunu kontrol edin. Eksik veya güncel olmayan bilgiler uygun aday havuzunu etkileyebilir.
Kritik rol kısaca şu 3 farkı yaratır:
Öncelikli Takip: İK raporlarında ve dashboard'larda en üstte, "riskli/kritik" etiketiyle görünür.
Risk Analizi: Bu rolün yedeği yoksa veya yedeği riskliyse (istifa, düşük performans vb.), sistem bunu doğrudan bir iş sürekliliği riski olarak raporlar.
Gelişim Odağı: Bu role hazırlanan adayların gelişim süreçleri (eğitim, mentorluk) diğer rollerden daha sıkı ve stratejik şekilde izlenir.
Özetle: Seçerseniz "bu koltuk boşalırsa işler durur, mutlaka yedeği hazır olmalı" demiş olursunuz; seçmezseniz standart bir yedekleme süreci işletilir.
Değerlendirmede kullanılacak Kural Setini seçin.
1. Kural Seti (Otomatik Öneri Motoru)
Sistemin; performans, yetkinlik, deneyim gibi kriterleri tarayarak en uygun adayları otomatik olarak puanladığı yöntemdir.
Hangi Durumlarda Seçilmeli?
Geniş Aday Havuzu: Yüzlerce çalışan arasından en uygun adayları gözden kaçırmadan bulmak istediğinizde.
Objektiflik ve Şeffaflık: Yedekleme kararlarını kişisel görüşlerden arındırıp tamamen veriye (örneğin Nine-Box pozisyonu, son 2 yılın performans ortalaması) dayandırmak istediğinizde.
Gizli Yetenekleri Keşfetme: Yöneticilerin radarında olmayan ancak verileriyle öne çıkan potansiyel adayları bulmak için.
Faydası: Hızlıdır, ölçeklenebilir ve her adayın neden önerildiğine dair veriye dayalı bir açıklama sunar.
2. Manuel Plan
Adayların İK veya yöneticiler tarafından doğrudan, sistem önerisi olmadan tek tek seçildiği yöntemdir.
Hangi Durumlarda Seçilmeli?
Çok Spesifik veya Niche Roller: Kriterleri sisteme tanımlamanın zor olduğu, tamamen teknik uzmanlık veya gizli stratejik kararlara dayalı rollerde.
Küçük Ekipler: Aday havuzunun çok dar olduğu ve kimin yedek olacağının zaten belli olduğu durumlar.
Veri Eksikliği: Çalışanların yetkinlik veya performans verilerinin sistemde henüz tam olarak tanımlanmadığı geçiş dönemlerinde.
Faydası: Tam kontrol sağlar, sistemin veri kısıtlamalarına takılmadan insan sezgisi ve stratejik kararlarla ilerlemenize imkan tanır.
Eğer kritik bir rol için planlama yapıyorsanız, önce Kural Seti ile sistemin en iyi adayları bulmasını sağlamak, ardından bu liste üzerinden Manuel müdahalelerle son kararı vermek en sağlıklı (hibrit) yaklaşımdır.
Hedef Çalışanları gözden geçirin.
İsterseniz manuel olarak Yedek Atayın. Bu alan opsiyoneldir. Hedef çalışan için kendiniz bir yedek atayabilir, hazır olma süresini seçebilirsiniz.
Seçimlerinizi kontrol edin ve Kaydet butonuna tıklayın. Eğer sonradan değişiklik yapmak isterseniz Taslak Olarak Kaydedebilirsiniz.
Planı kaydettikten sonra
Plan kaydedildiğinde hedefler ve kapsam ihtiyacı oluşturulur.
Kural seti belirleyecekseniz, kural setini oluşturup kaydettikten sonra yedekleme planını başlatabilirsiniz.
Sistem önerilerini görmek için plan içerisinden bir yedekleme çalışması başlatın. Çalışma tamamlandığında adayları uygunluk, hazırlık seviyesi, güçlü yönler, gelişim alanları ve dikkat noktalarıyla birlikte inceleyebilirsiniz.
> Not: Planı oluşturmak, sistem önerisini otomatik olarak İK kararı haline getirmez. Bir adayın yedek olarak kaydedilmesi için önerinin kabul edilmesi, farklı bir adayla değiştirilmesi veya manuel atama yapılması gerekir.
İyi bir başlangıç için öneriler:
- İlk planınızda kapsamı sınırlı tutarak kritik hedeflerle başlayın.
- Kural Setinin hedef rolün gerçek beklentilerini yansıttığından emin olun.
- Değerlendirmede kullanılacak kaynak verilerin güncel olup olmadığını kontrol edin.
- Gerekli yedek sayısını, organizasyonunuzun iş sürekliliği yaklaşımına göre belirleyin.